Cómo organizar un evento deportivo sin fallar en el intento

Etapas clave en la organización de eventos deportivos

Los eventos deportivos son una forma de promover el deporte, la salud, el ocio y la cultura entre la población. Además, pueden generar beneficios económicos, sociales y medioambientales para los organizadores, los participantes y las comunidades locales. Sin embargo, organizar un evento deportivo no es una tarea sencilla, sino que requiere una planificación detallada, una gestión eficiente y una evaluación continua. En este artículo, te explicamos cuáles son las etapas clave en la organización de eventos deportivos y qué aspectos debes tener en cuenta en cada una de ellas.

Índice

1. Definición del objetivo y del tipo de evento

El primer paso para organizar un evento deportivo es definir el objetivo que se persigue con el mismo. El objetivo debe ser claro, específico, medible, alcanzable, realista y temporalizado. Por ejemplo, puede ser aumentar la práctica deportiva entre los jóvenes, recaudar fondos para una causa solidaria, fomentar el turismo deportivo en una zona, etc.

A partir del objetivo, se debe elegir el tipo de evento que se va a realizar. El tipo de evento dependerá del deporte o los deportes que se van a practicar, del nivel de competición o participación que se va a exigir, del formato o modalidad que se va a emplear, del público al que se va a dirigir, etc. Por ejemplo, puede ser un torneo, una carrera, un festival, un campus, una exhibición, etc.

2. Diseño del presupuesto y búsqueda de financiación

El segundo paso para organizar un evento deportivo es diseñar el presupuesto que se va a necesitar para llevarlo a cabo. El presupuesto debe incluir todos los ingresos y gastos previstos relacionados con el evento, como el alquiler o compra de instalaciones y materiales, el pago a proveedores y personal, la contratación de servicios adicionales (seguridad, limpieza, transporte, etc.), la publicidad y promoción, las inscripciones o entradas, etc.

Para cubrir el presupuesto, se debe buscar fuentes de financiación que apoyen el evento. Estas pueden ser propias (recursos propios del organizador o de los participantes) o ajenas (recursos procedentes de terceros). Dentro de las fuentes ajenas, se pueden distinguir entre públicas (subvenciones o ayudas de entidades públicas) o privadas (patrocinios o colaboraciones de entidades privadas). Para conseguir financiación ajena, se debe elaborar y presentar un proyecto o propuesta que explique los beneficios que obtendrán los posibles financiadores al asociarse con el evento.

3. Elección y reserva del lugar y la fecha

El tercer paso para organizar un evento deportivo es elegir y reservar el lugar y la fecha en los que se va a celebrar el mismo. El lugar debe tener las características adecuadas para acoger el tipo de evento que se ha definido previamente, como el aforo, la accesibilidad, la seguridad, la disponibilidad de servicios e infraestructuras complementarias (vestuarios, baños, aparcamiento, etc.), la adaptabilidad al deporte o los deportes que se van a practicar (dimensiones, superficie, equipamiento técnico), etc.

La fecha debe ser conveniente tanto para el organizador como para los participantes y el público potencial. Se debe tener en cuenta el calendario deportivo (para evitar coincidencias con otros eventos similares o relevantes), el clima (para evitar condiciones meteorológicas adversas), las festividades (para aprovechar las oportunidades o evitar las dificultades que puedan suponer), etc.

Una vez elegido el lugar y la fecha, se debe reservar con antelación y firmar un contrato con el propietario o gestor del mismo. El contrato debe incluir aspectos como el precio, las condiciones de uso, las responsabilidades legales,
las licencias y permisos necesarios,
los seguros obligatorios o recomendables,
etc.

4. Planificación y coordinación de la producción

El cuarto paso para organizar un evento deportivo es planificar y coordinar la producción del mismo. La producción engloba todos los aspectos técnicos y logísticos que hacen posible el desarrollo del evento, como el montaje y desmontaje, el sonido e iluminación, el escenario y el mobiliario, el material deportivo, el personal y los voluntarios, el transporte y el alojamiento, etc.

Para planificar la producción, se debe tener en cuenta las necesidades y expectativas de los participantes, el público, los patrocinadores y los colaboradores. Se debe definir las empresas o proveedores que se encargarán de suministrar y operar los recursos materiales y humanos necesarios para el evento, como el sonido, la iluminación, el escenario, el material deportivo, la seguridad, la limpieza, el catering, etc. También se debe contratar y coordinar al personal y los voluntarios que se ocuparán de las tareas de montaje, desmontaje, control de accesos, arbitraje, animación, atención al cliente, etc.

Además, se debe organizar el transporte y el alojamiento de los participantes y del personal que lo requieran. Se debe asegurar que todo llegue a tiempo y en buen estado al lugar del evento. También se debe tener previstos planes de contingencia por si surge algún imprevisto o problema durante el evento.

5. Promoción y venta de entradas o inscripciones

El quinto paso para organizar un evento deportivo es promocionar y vender las entradas o inscripciones del mismo. La promoción y la venta son fundamentales para atraer al público y generar ingresos para el evento.

Para promocionar el evento, se debe diseñar una imagen atractiva y coherente con el objetivo y el tipo de evento que se ha definido previamente. Se debe crear un cartel, un folleto, un vídeo o cualquier otro material gráfico que llame la atención y transmita la información esencial sobre el evento. También se debe difundir el evento a través de los medios de comunicación y las redes sociales adecuados para el público objetivo. Se puede enviar notas de prensa, hacer entrevistas, crear hashtags, publicar contenidos, interactuar con los usuarios, etc.

Para vender las entradas o inscripciones del evento, se debe establecer un precio acorde con el valor del evento y el poder adquisitivo del público objetivo. También se debe elegir un sistema de venta que sea fácil, seguro y cómodo para los compradores. Se puede optar por vender las entradas o inscripciones online a través de plataformas especializadas⁵, en puntos físicos como tiendas o taquillas o en ambos canales. Además, se puede ofrecer descuentos o promociones especiales para incentivar la compra anticipada o fidelizar a los clientes.

Conclusión

Organizar un evento deportivo es una actividad que requiere una gran dedicación y profesionalidad. Requiere seguir una serie de etapas que abarcan desde la definición del objetivo hasta la evaluación del resultado. Para organizar un evento deportivo exitoso y rentable, se debe planificar con antelación, ser creativo y coordinar bien todos los elementos implicados en el evento.

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