Guía práctica para organizar un concierto exitoso y rentable

Cómo organizar conciertos

¿Te gustaría organizar un concierto de música y no sabes por dónde empezar? ¿Quieres saber qué aspectos técnicos, legales y de marketing debes tener en cuenta para que tu evento sea un éxito? ¿Buscas una herramienta que te facilite la gestión y la venta de entradas de tu concierto?

Si has respondido afirmativamente a alguna de estas preguntas, este artículo es para ti. En él, te vamos a explicar paso a paso cómo organizar un concierto de forma profesional, eficiente y rentable. Además, te vamos a presentar Yendo, una aplicación para vender entradas que te ayudará a simplificar todo el proceso y a maximizar tus beneficios.

Organizar un concierto no es una tarea sencilla, pero tampoco es imposible. Solo necesitas tener claros tus objetivos, planificar bien tu presupuesto, elegir el lugar y los artistas adecuados, cumplir con los requisitos legales y técnicos, y difundir tu evento de forma efectiva. Con estos consejos y con la ayuda de Yendo, podrás crear un concierto inolvidable para ti y para tu público.

 

¿Qué objetivos quieres conseguir con tu concierto?

Antes de ponerte manos a la obra, es importante que definas qué quieres lograr con tu concierto. No es lo mismo organizar un concierto benéfico, que uno promocional, que uno comercial. Cada tipo de concierto tiene unas características, unas necesidades y unos resultados diferentes.

Por ejemplo, si tu objetivo es recaudar fondos para una causa social, tendrás que buscar patrocinadores o colaboradores que te apoyen económicamente, y quizás optar por artistas solidarios que cobren menos o nada. Si tu objetivo es promocionar a un artista emergente, tendrás que enfocarte en crear una imagen de marca y una estrategia de comunicación que le dé visibilidad y reconocimiento. Si tu objetivo es generar ingresos con tu concierto, tendrás que calcular bien el precio de las entradas y los gastos asociados al evento.

Sea cual sea tu objetivo, es importante que lo definas de forma clara, específica, medible, alcanzable y temporal. Así podrás diseñar un plan de acción acorde a tus expectativas y evaluar el éxito de tu concierto al finalizar.

 

¿Cómo planificar el presupuesto de tu concierto?

Otro aspecto fundamental para organizar un concierto es planificar el presupuesto del mismo. El presupuesto es la estimación de los ingresos y los gastos que tendrá tu evento. Es importante que lo hagas con antelación y con realismo, para evitar sorpresas desagradables o pérdidas económicas.

Los ingresos de un concierto suelen proceder principalmente de la venta de entradas, pero también pueden incluir otras fuentes como el merchandising, el catering, los patrocinios o las donaciones. Para calcular los ingresos potenciales de tu concierto, debes tener en cuenta el precio de las entradas, el número de asistentes previsto, el porcentaje de comisión que te cobre la plataforma de venta de entradas (si la usas), y cualquier otro concepto que pueda generar beneficios.

Los gastos de un concierto suelen ser muy variados y dependen del tipo, el tamaño y la calidad del evento. Algunos de los gastos más habituales son: el alquiler del espacio, el caché de los artistas, el equipo técnico (sonido, iluminación, etc.), el personal (técnicos, seguridad, limpieza, etc.), los permisos y licencias necesarios (SGAE, ayuntamiento, etc.), el seguro del evento, la publicidad y promoción del concierto, y cualquier otro servicio o material que requiera tu evento.

Para planificar el presupuesto de tu concierto, debes hacer una lista detallada de todos los ingresos y gastos previstos, y asignar una cantidad estimada a cada uno. Así podrás obtener el balance final entre ingresos y gastos, y saber si tu concierto será rentable o no. También es recomendable que incluyas un margen de imprevistos, por si surge algún contratiempo o cambio de última hora.

 

¿Cómo elegir el lugar y los artistas para tu concierto?

Una vez que tengas definidos tus objetivos y tu presupuesto, el siguiente paso es elegir el lugar y los artistas para tu concierto. Estos dos elementos son clave para el éxito de tu evento, ya que determinarán la calidad, el atractivo y la viabilidad del mismo.

Para elegir el lugar adecuado para tu concierto, debes tener en cuenta varios factores, como: el aforo, la ubicación, la accesibilidad, la acústica, la seguridad, el equipamiento, el precio y la disponibilidad. Es importante que el lugar se adapte al tipo de concierto que quieres organizar, al público al que te diriges y al presupuesto del que dispones. También es importante que reserves el lugar con suficiente antelación, para evitar que te quedes sin él o que tengas que pagar más de lo previsto.

Para elegir los artistas adecuados para tu concierto, debes tener en cuenta varios aspectos, como: el estilo musical, la popularidad, el caché, la disponibilidad, las exigencias técnicas y contractuales, y la afinidad con tu objetivo y tu público. Es importante que los artistas se ajusten al concepto y al formato de tu concierto, que generen interés y expectación entre los asistentes potenciales, y que ofrezcan un espectáculo de calidad y profesionalidad. También es importante que contactes con los artistas o sus representantes con tiempo suficiente, para negociar las condiciones y cerrar el acuerdo.

 

¿Qué requisitos legales y técnicos debes cumplir para organizar un concierto?

Otro aspecto esencial para organizar un concierto es cumplir con los requisitos legales y técnicos que exige la normativa vigente. Estos requisitos pueden variar según la comunidad autónoma, el municipio o el tipo de evento, por lo que es conveniente que te informes bien antes de iniciar los trámites.

Algunos de los requisitos legales más comunes son: solicitar los permisos y licencias necesarios al ayuntamiento o a otras administraciones competentes (por ejemplo, para ocupar la vía pública, para emitir música en directo o grabada, para vender alcohol o comida, etc.), contratar un seguro de responsabilidad civil que cubra los posibles daños o reclamaciones derivados del evento, pagar los impuestos y tasas correspondientes al tipo de actividad (por ejemplo, el IVA o la SGAE), y cumplir con la normativa de protección de datos personales si recoges o tratas información de los asistentes.

Algunos de los requisitos técnicos más habituales son: contar con un equipo técnico adecuado al tipo y tamaño del evento (por ejemplo, equipos de sonido e iluminación profesionales, generadores eléctricos, pantallas o proyectores, etc.), contar con un personal técnico cualificado que se encargue de instalar, manejar y desinstalar el equipo técnico (por ejemplo, técnicos de sonido e iluminación, operadores de vídeo o fotografía, etc.), contar con un plan de seguridad y emergencia que garantice el bienestar de los asistentes y artistas (por ejemplo, extintores, salidas de emergencia, botiquines, personal sanitario o de seguridad, etc.), y contar con un plan de limpieza y reciclaje que asegure el cuidado del medio ambiente (por ejemplo, contenedores o bolsas diferenciadas para cada tipo de residuo).

 

Yendo, hacer amigos

¿Cómo difundir tu concierto y vender las entradas?

El último aspecto que debes tener en cuenta para organizar un concierto es difundir tu evento y vender las entradas. De nada sirve haber hecho todo lo anterior si nadie se entera de tu concierto o no compra las entradas. Por eso, es importante que diseñes una estrategia de marketing y comunicación que te permita llegar a tu público objetivo y convencerlo de que asista a tu evento.

Algunas de las acciones más efectivas para difundir tu concierto son: crear una imagen corporativa y un nombre a tractivo y original para tu concierto, que refleje el estilo y la personalidad de tu evento y de los artistas que participan en él, crear una página web o un perfil en redes sociales donde puedas compartir toda la información relevante sobre tu concierto (fecha, hora, lugar, artistas, precio, etc.), y donde puedas interactuar con tu público y generar expectación y fidelidad, crear un cartel o un flyer que resuma los datos más importantes de tu concierto y que llame la atención de tu público potencial, y distribuirlo por los lugares donde se mueva tu público objetivo (bares, tiendas, centros culturales, etc.), o enviarlo por correo electrónico o por WhatsApp a tus contactos, crear un vídeo o un audio promocional que muestre un adelanto del espectáculo que vas a ofrecer, y que invite a tu público a comprar las entradas cuanto antes, y difundirlo por los canales más adecuados para tu público (YouTube, Spotify, Instagram, etc.), contactar con los medios de comunicación locales o especializados que puedan estar interesados en tu concierto, y enviarles una nota de prensa o una invitación para que cubran tu evento o lo mencionen en sus espacios, buscar alianzas o colaboraciones con otras entidades o personas que puedan ayudarte a promocionar tu concierto, como otras salas de conciertos, otras bandas de música, influencers, bloggers, etc., y ofrecerles algún beneficio a cambio (por ejemplo, entradas gratis, publicidad cruzada, etc.), y crear una campaña de publicidad online u offline que te permita llegar a un público más amplio y segmentado, y que te ayude a aumentar las ventas de entradas (por ejemplo, anuncios en Google Ads, Facebook Ads, radio, prensa, etc.).

Para vender las entradas de tu concierto, debes tener en cuenta varios aspectos, como: el precio, el canal de venta, la forma de pago y la entrega. Es importante que el precio de las entradas sea acorde al valor del evento y al poder adquisitivo de tu público objetivo. También es importante que ofrezcas diferentes opciones de venta, tanto online como offline, para facilitar el acceso a las entradas a todo tipo de público. Asimismo, es importante que ofrezcas diferentes formas de pago, tanto con tarjeta como con efectivo o con otros medios digitales. Por último, es importante que ofrezcas diferentes formas de entrega de las entradas, tanto físicas como digitales.

Para simplificar todo este proceso y ahorrarte tiempo y dinero, te recomendamos que uses Yendo, una aplicación para vender entradas que te ofrece todas estas ventajas y muchas más. Con Yendo podrás:

  • Crear tu evento en pocos minutos y personalizarlo con tu imagen y tu información.
  • Publicar tu evento en la plataforma de Yendo y en tus redes sociales con un solo clic.
  • Vender tus entradas online desde cualquier dispositivo y con cualquier forma de pago.
  • Controlar el aforo y la recaudación de tu evento en tiempo real desde tu móvil.
  • Enviar las entradas por correo electrónico o por WhatsApp a tus compradores.
  • Validar las entradas en la entrada del evento con el lector QR integrado en la aplicación.
  • Obtener informes y estadísticas sobre las ventas y el comportamiento de tu público.
  • Recibir el pago de tus ventas directamente en tu cuenta bancaria sin intermediarios ni comisiones.

Yendo es la solución ideal para organizar conciertos de forma fácil, rápida y segura. Además, es una aplicación gratuita para los organizadores. Solo pagas una pequeña comisión por cada entrada vendida. Y si quieres probarla sin compromiso, puedes crear tu primer evento gratis. ¿A qué esperas? Descarga Yendo ahora mismo y empieza a vender entradas para tu concierto.

 

Resumen: cómo organizar un concierto paso a paso

En resumen, estos son los pasos que debes seguir para organizar un concierto exitoso y rentable:

  1. Define tus objetivos: qué quieres conseguir con tu concierto.
  2. Planifica tu presupuesto: cuánto dinero vas a ingresar y gastar en tu evento.
  3. Elige el lugar y los artistas: dónde y con quién vas a realizar tu concierto.
  4. Cumple con los requisitos legales y técnicos: qué normas y condiciones debes cumplir para organizar tu evento.
  5. Difunde tu concierto y vende las entradas: cómo vas a hacer llegar tu evento a tu público objetivo y cómo vas a facilitar la compra de las entradas.

Esperamos que esta guía te haya sido útil para organizar tu propio concierto. Recuerda que con Yendo podrás simplificar todo el proceso y ahorrarte tiempo y dinero. Yendo es la aplicación para vender entradas que te ofrece todas las ventajas que necesitas para crear un evento inolvidable. Descarga Yendo ahora mismo y empieza a vender entradas para tu concierto.

¿Qué tipo de lugar puedo elegir para mi concierto?

Puedes elegir el tipo de lugar que mejor se adapte a tu concierto según el aforo, la ubicación, la acústica, el equipamiento y el precio. Algunos ejemplos son: salas de conciertos, teatros, auditorios, bares, discotecas, parques, plazas, etc.

¿Qué tipo de artistas puedo contratar para mi concierto?

Puedes contratar a los artistas que más te gusten y que más se ajusten a tu concierto según el estilo musical, la popularidad, el caché y la disponibilidad. Puedes contratar a artistas locales, nacionales o internacionales, a artistas emergentes o consagrados, a artistas solistas o bandas, etc.

¿Qué tipo de permisos y licencias necesito para organizar un concierto?

Los permisos y licencias que necesitas para organizar un concierto dependen de la normativa vigente en cada comunidad autónoma, municipio o tipo de evento. Algunos de los permisos y licencias más habituales son: permiso de ocupación de la vía pública, licencia de actividad musical en directo o grabada, licencia de venta de alcohol o comida, permiso de la SGA

¿Qué tipo de publicidad y promoción puedo hacer para mi concierto?

Puedes hacer el tipo de publicidad y promoción que más te convenga según tu público objetivo y tu presupuesto. Algunas de las acciones más efectivas son: crear una imagen corporativa y un nombre atractivo para tu concierto, crear una página web o un perfil en redes sociales para tu evento, crear un cartel o un flyer para tu concierto y distribuirlo por los lugares donde se mueva tu público objetivo o enviarlo por correo electrónico o por WhatsApp a tus contactos, crear un vídeo o un audio promocional para tu concierto y difundirlo por los canales más adecuados para tu público (YouTube, Spotify, Instagram, etc.), contactar con los medios de comunicación locales o especializados que puedan estar interesados en tu concierto y enviarles una nota de prensa o una invitación para que cubran tu evento o lo mencionen en sus espacios, buscar alianzas o colaboraciones con otras entidades o personas que puedan ayudarte a promocionar tu concierto (otras salas de conciertos, otras bandas de música, influencers, bloggers, etc.), y crear una campaña de publicidad online u offline que te permita llegar a un público más amplio y segmentado (anuncios en Google Ads, Facebook Ads, radio, prensa, etc.).

Jorge Vázquez Moreno

Jorge Vázquez Moreno

Co-fundador Yendo

Dando todo por Yendo desde 2021 con la convicción de que cada día Yendo será más y más grande. Ya son más de 6000 usuarios que forman la comunidad de Yendo, y cada vez serán más.

¿Cómo organizar un concierto de música?

¿Cómo organizar un concierto de música?

¿Cómo organizar un concierto de música?

La música que quieren las personas que compran tus entradas

Organizar un concierto de música es una tarea que requiere planificación, creatividad y coordinación. Un concierto exitoso y rentable no solo depende de la calidad de los artistas, sino también de otros factores como el presupuesto, el lugar, el público, la promoción y la producción. En este artículo te explicamos los pasos a seguir para organizar un concierto de música de forma eficaz y profesional.

1. Establece tu presupuesto y busca patrocinadores

El primer paso para organizar un concierto es definir el presupuesto del que dispones y cómo vas a financiarlo. El presupuesto debe incluir todos los gastos e ingresos previstos, como el alquiler del lugar, el pago a los artistas, el equipo técnico, la publicidad, las entradas, etc. Es importante que seas realista y que no gastes más de lo que esperas ganar con la venta de entradas o con otros medios.

Una forma de reducir los costes y aumentar los ingresos es buscar patrocinadores o colaboradores que te apoyen económicamente o en especie a cambio de publicidad o beneficios. Para ello, debes elaborar y enviar propuestas de patrocinio a empresas o entidades que puedan estar interesadas en tu evento, destacando los beneficios que les reportará asociarse con tu marca. También puedes ofrecerles espacios publicitarios en el lugar del concierto, en las entradas, en las redes sociales, etc.

2. Selecciona y reserva el lugar adecuado

El lugar donde se celebre el concierto es uno de los elementos más importantes, ya que influye en el ambiente, la acústica, la seguridad y la comodidad del público y de los artistas. Por eso, debes elegir un lugar que se adapte al tipo de concierto que quieres organizar, al número de asistentes que esperas y al presupuesto que tienes.

Para encontrar el lugar ideal, puedes utilizar buscadores online como Venuefinder⁴, que te permiten filtrar por ubicación, capacidad, servicios, etc. También puedes inspirarte en otros conciertos similares que se hayan realizado en tu zona y consultar las opiniones de los usuarios o de los propios artistas. Una vez que hayas seleccionado el lugar, debes contactar con el responsable y reservarlo con antelación, negociando las condiciones y los requisitos técnicos.

3. Contrata y coordina con los artistas y el equipo técnico

Los artistas son el alma del concierto y los responsables de ofrecer un espectáculo de calidad al público. Por eso, debes contratar a los artistas o bandas que mejor se ajusten al estilo musical y al público objetivo de tu evento. Para ello, puedes contactar directamente con ellos o con sus representantes (agencias de contratación o managers) y acordar las condiciones económicas, artísticas y logísticas.

Además de los artistas, también necesitas contar con un equipo técnico profesional que se encargue del sonido, la iluminación, el montaje y el desmontaje del escenario. Puedes contratar a empresas especializadas o al personal del propio lugar si dispone de ellos. En cualquier caso, debes coordinarte con ellos para asegurarte de que todo funciona correctamente y evitar imprevistos o problemas técnicos durante el concierto.

4. Define tu público objetivo y fija el precio de las entradas

Para organizar un concierto exitoso es fundamental conocer bien a tu público objetivo y adaptarte a sus gustos, preferencias y necesidades. Debes definir el perfil demográfico (edad, sexo, nivel educativo, nivel socioeconómico), psicográfico (estilo de vida, valores, actitudes) y conductual (hábitos de consumo, frecuencia de asistencia a conciertos) de tu público potencial.

Esto te ayudará a diseñar una estrategia de marketing adecuada para promocionar tu evento y a fijar un precio justo para las entradas. El precio debe ser coherente con el valor percibido del concierto, con el presupuesto que tienes y con el público al que te diriges. No debes poner un precio demasiado alto que aleje a los asistentes ni demasiado bajo que no cubra los gastos o que devalúe el evento.

5. Promociona tu concierto y vende las entradas

La promoción es clave para dar a conocer tu concierto y atraer al máximo número de asistentes posible. Para ello, debes utilizar diferentes canales y medios de comunicación, tanto online como offline, y adaptar el mensaje y el tono a tu público objetivo. Algunas de las herramientas más efectivas para promocionar un concierto son:

  • Las redes sociales: Te permiten crear una comunidad de seguidores, interactuar con ellos, generar expectación, compartir contenido multimedia, crear eventos, etc.
  • El email marketing: Te permite enviar boletines informativos, ofertas, recordatorios, etc. a tu base de datos de contactos.
  • La página web: Te permite ofrecer toda la información sobre el concierto, los artistas, el lugar, las entradas, etc. y facilitar la compra online.
  • Los carteles y flyers: Te permiten difundir tu evento en lugares estratégicos donde se encuentre tu público objetivo, como bares, tiendas, centros culturales, etc.
  • La prensa y los medios de comunicación: Te permiten obtener visibilidad y credibilidad para tu evento, mediante notas de prensa, entrevistas, reportajes, etc.
  • El boca a boca: Te permite aprovechar el poder de la recomendación de tus propios asistentes, artistas, patrocinadores, colaboradores, etc.

Para facilitar la venta de entradas y el control de acceso al concierto, puedes utilizar plataformas online como Billetto⁵, que te permiten crear una página de evento personalizada, vender entradas online y offline, gestionar las ventas y los ingresos, escanear las entradas en la entrada del concierto, etc.

Yendo, hacer amigos

6. Fideliza a tu público y evalúa los resultados

Organizar un concierto no termina cuando se apagan las luces y se baja el telón. Es importante que mantengas el contacto con tu público y que le ofrezcas una experiencia memorable que le haga querer repetir. Para ello, puedes:

  • Agradecer su asistencia y su apoyo mediante un email o una publicación en las redes sociales.
  • Pedir su opinión y su feedback sobre el concierto mediante una encuesta o un formulario.
  • Ofrecerles contenido exclusivo o de valor añadido sobre el concierto o los artistas, como fotos, vídeos, entrevistas, etc.
  • Invitarles a seguirte en las redes sociales o a suscribirse a tu newsletter para estar al tanto de tus próximos eventos.
  • Ofrecerles descuentos o ventajas para tus futuros conciertos o para los productos o servicios de tus patrocinadores o colaboradores.

Asimismo, es fundamental que evalúes los resultados de tu concierto y que analices si has cumplido los objetivos que te habías propuesto. Para ello, puedes utilizar indicadores como:

  • El número de entradas vendidas y el porcentaje de ocupación del lugar.
  • Los ingresos y los gastos totales y el beneficio neto obtenido.
  • El grado de satisfacción y fidelización del público.
  • El impacto mediático y la repercusión en las redes sociales.
  • Las fortalezas y debilidades de la organización y la producción del concierto.

Estos datos te servirán para identificar las áreas de mejora y las oportunidades de crecimiento para tus próximos conciertos.

 

Conclusión

Organizar un concierto de música es un reto apasionante que requiere planificación, creatividad y coordinación. Siguiendo estos pasos podrás organizar un concierto exitoso y rentable que satisfaga tanto a los artistas como al público. Recuerda que lo más importante es ofrecer un espectáculo de calidad que genere emociones positivas y recuerdos inolvidables.

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