Guía práctica para organizar un concierto exitoso y rentable

¿Te gustaría organizar un concierto de música y no sabes por dónde empezar? ¿Quieres saber qué aspectos técnicos, legales y de marketing debes tener en cuenta para que tu evento sea un éxito? ¿Buscas una herramienta que te facilite la gestión y la venta de entradas de tu concierto?

Si has respondido afirmativamente a alguna de estas preguntas, este artículo es para ti. En él, te vamos a explicar paso a paso cómo organizar un concierto de forma profesional, eficiente y rentable. Además, te vamos a presentar Yendo, una aplicación para vender entradas que te ayudará a simplificar todo el proceso y a maximizar tus beneficios.

Organizar un concierto no es una tarea sencilla, pero tampoco es imposible. Solo necesitas tener claros tus objetivos, planificar bien tu presupuesto, elegir el lugar y los artistas adecuados, cumplir con los requisitos legales y técnicos, y difundir tu evento de forma efectiva. Con estos consejos y con la ayuda de Yendo, podrás crear un concierto inolvidable para ti y para tu público.

¿Qué objetivos quieres conseguir con tu concierto?

Antes de ponerte manos a la obra, es importante que definas qué quieres lograr con tu concierto. No es lo mismo organizar un concierto benéfico, que uno promocional, que uno comercial. Cada tipo de concierto tiene unas características, unas necesidades y unos resultados diferentes.

Por ejemplo, si tu objetivo es recaudar fondos para una causa social, tendrás que buscar patrocinadores o colaboradores que te apoyen económicamente, y quizás optar por artistas solidarios que cobren menos o nada. Si tu objetivo es promocionar a un artista emergente, tendrás que enfocarte en crear una imagen de marca y una estrategia de comunicación que le dé visibilidad y reconocimiento. Si tu objetivo es generar ingresos con tu concierto, tendrás que calcular bien el precio de las entradas y los gastos asociados al evento.

Sea cual sea tu objetivo, es importante que lo definas de forma clara, específica, medible, alcanzable y temporal. Así podrás diseñar un plan de acción acorde a tus expectativas y evaluar el éxito de tu concierto al finalizar.

¿Cómo planificar el presupuesto de tu concierto?

Otro aspecto fundamental para organizar un concierto es planificar el presupuesto del mismo. El presupuesto es la estimación de los ingresos y los gastos que tendrá tu evento. Es importante que lo hagas con antelación y con realismo, para evitar sorpresas desagradables o pérdidas económicas.

Los ingresos de un concierto suelen proceder principalmente de la venta de entradas, pero también pueden incluir otras fuentes como el merchandising, el catering, los patrocinios o las donaciones. Para calcular los ingresos potenciales de tu concierto, debes tener en cuenta el precio de las entradas, el número de asistentes previsto, el porcentaje de comisión que te cobre la plataforma de venta de entradas (si la usas), y cualquier otro concepto que pueda generar beneficios.

Los gastos de un concierto suelen ser muy variados y dependen del tipo, el tamaño y la calidad del evento. Algunos de los gastos más habituales son: el alquiler del espacio, el caché de los artistas, el equipo técnico (sonido, iluminación, etc.), el personal (técnicos, seguridad, limpieza, etc.), los permisos y licencias necesarios (SGAE, ayuntamiento, etc.), el seguro del evento, la publicidad y promoción del concierto, y cualquier otro servicio o material que requiera tu evento.

Para planificar el presupuesto de tu concierto, debes hacer una lista detallada de todos los ingresos y gastos previstos, y asignar una cantidad estimada a cada uno. Así podrás obtener el balance final entre ingresos y gastos, y saber si tu concierto será rentable o no. También es recomendable que incluyas un margen de imprevistos, por si surge algún contratiempo o cambio de última hora.

¿Cómo elegir el lugar y los artistas para tu concierto?

Una vez que tengas definidos tus objetivos y tu presupuesto, el siguiente paso es elegir el lugar y los artistas para tu concierto. Estos dos elementos son clave para el éxito de tu evento, ya que determinarán la calidad, el atractivo y la viabilidad del mismo.

Para elegir el lugar adecuado para tu concierto, debes tener en cuenta varios factores, como: el aforo, la ubicación, la accesibilidad, la acústica, la seguridad, el equipamiento, el precio y la disponibilidad. Es importante que el lugar se adapte al tipo de concierto que quieres organizar, al público al que te diriges y al presupuesto del que dispones. También es importante que reserves el lugar con suficiente antelación, para evitar que te quedes sin él o que tengas que pagar más de lo previsto.

Para elegir los artistas adecuados para tu concierto, debes tener en cuenta varios aspectos, como: el estilo musical, la popularidad, el caché, la disponibilidad, las exigencias técnicas y contractuales, y la afinidad con tu objetivo y tu público. Es importante que los artistas se ajusten al concepto y al formato de tu concierto, que generen interés y expectación entre los asistentes potenciales, y que ofrezcan un espectáculo de calidad y profesionalidad. También es importante que contactes con los artistas o sus representantes con tiempo suficiente, para negociar las condiciones y cerrar el acuerdo.

¿Qué requisitos legales y técnicos debes cumplir para organizar un concierto?

Otro aspecto esencial para organizar un concierto es cumplir con los requisitos legales y técnicos que exige la normativa vigente. Estos requisitos pueden variar según la comunidad autónoma, el municipio o el tipo de evento, por lo que es conveniente que te informes bien antes de iniciar los trámites.

Algunos de los requisitos legales más comunes son: solicitar los permisos y licencias necesarios al ayuntamiento o a otras administraciones competentes (por ejemplo, para ocupar la vía pública, para emitir música en directo o grabada, para vender alcohol o comida, etc.), contratar un seguro de responsabilidad civil que cubra los posibles daños o reclamaciones derivados del evento, pagar los impuestos y tasas correspondientes al tipo de actividad (por ejemplo, el IVA o la SGAE), y cumplir con la normativa de protección de datos personales si recoges o tratas información de los asistentes.

Algunos de los requisitos técnicos más habituales son: contar con un equipo técnico adecuado al tipo y tamaño del evento (por ejemplo, equipos de sonido e iluminación profesionales, generadores eléctricos, pantallas o proyectores, etc.), contar con un personal técnico cualificado que se encargue de instalar, manejar y desinstalar el equipo técnico (por ejemplo, técnicos de sonido e iluminación, operadores de vídeo o fotografía, etc.), contar con un plan de seguridad y emergencia que garantice el bienestar de los asistentes y artistas (por ejemplo, extintores, salidas de emergencia, botiquines, personal sanitario o de seguridad, etc.), y contar con un plan de limpieza y reciclaje que asegure el cuidado del medio ambiente (por ejemplo, contenedores o bolsas diferenciadas para cada tipo de residuo).